Σε ένα πολύ πιο αυστηρά οργανωμένο περιβάλλον περνά η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, καθώς η νέα εγκύκλιος του υπουργείου Εργασίας αποσαφηνίζει πότε μια απόκλιση θεωρείται δικαιολογημένη και πότε μπορεί να οδηγήσει σε έλεγχο από την Επιθεώρηση Εργασίας.
Το κρίσιμο για τις επιχειρήσεις δεν είναι πλέον απλώς να διαθέτουν σύστημα ψηφιακής σήμανσης, αλλά να διασφαλίζουν ότι η εικόνα που αποστέλλεται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ανταποκρίνεται στην πραγματική έναρξη και λήξη της απασχόλησης.
Η ευθύνη για την ορθή λειτουργία του συστήματος, την τήρηση του δηλωμένου ωραρίου και την ορθή χρήση της κάρτας βαραίνει τον εργοδότη, ενώ η ίδια η σήμανση αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου και δεν μπορεί να «διορθώνεται» εκ των υστέρων από την επιχείρηση.
Η νέα φάση επέκτασης αφορά περίπου 500.000 επιπλέον εργαζομένους. Για την πρώτη ομάδα κλάδων η πλήρης εφαρμογή ξεκινά στις 12 Οκτωβρίου, ενώ για τη δεύτερη στις 16 Νοεμβρίου 2026.
Πραγματική εργασία και κάρτα πρέπει να «συμφωνούν»
Η βασική αρχή είναι ότι η ψηφιακή σήμανση πρέπει να αποτυπώνει την πραγματική έναρξη και λήξη της εργασίας όταν ο εργαζόμενος βρίσκεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
Εάν, για παράδειγμα, εργαζόμενος βρεθεί να παρέχει εργασία πριν από την έναρξη του δηλωμένου ωραρίου χωρίς να έχει σημάνει την κάρτα του, μπορεί να προκύψει παράβαση.
Το ίδιο ισχύει και στην αντίστροφη περίπτωση, εάν έχει ήδη σημάνει έξοδο, αλλά εξακολουθεί στην πράξη να εργάζεται, δημιουργείται αναντιστοιχία μεταξύ του χρόνου που εμφανίζεται στο σύστημα και της πραγματικής απασχόλησης.
Διαφορετική είναι η περίπτωση κατά την οποία ο εργαζόμενος βρίσκεται στον χώρο της επιχείρησης χωρίς να εργάζεται, για παράδειγμα σε αποδυτήρια, κυλικείο, γυμναστήριο ή άλλον κοινόχρηστο χώρο. Η παρουσία αυτή δεν απαγορεύεται. Σε ενδεχόμενο έλεγχο, όμως, το βάρος να αποδειχθεί ότι δεν παρεχόταν εργασία βαρύνει τον εργοδότη.
Ο κανόνας των δύο ή τεσσάρων σημάνσεων
Η εγκύκλιος βάζει σαφή κανόνα στον αριθμό των καθημερινών σημάνσεων.
Για εργαζόμενο που απασχολείται με συνεχές ωράριο και φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις απαιτούνται κανονικά δύο σημάνσεις. Μία κατά την πρώτη είσοδο και μία κατά την τελευταία έξοδο.
Στην περίπτωση σπαστού ωραρίου απαιτούνται τέσσερις σημάνσεις, δηλαδή είσοδος και έξοδος για καθένα από τα δύο τμήματα της εργασίας.
Τυχόν ενδιάμεσες σημάνσεις δεν είναι αυτές που καθορίζουν τον ημερήσιο χρόνο απασχόλησης. Η εγκύκλιος θέτει ως γενική αρχή ότι ο αριθμός των ουσιαστικών σημάνσεων της ημέρας πρέπει να είναι ζυγός.
Υπάρχουν, βεβαίως, και ημέρες με μηδενική σήμανση, όπως στην τηλεργασία ή όταν, λόγω της φύσης της εργασίας, ο εργαζόμενος δεν έχει καθόλου φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις.
Έως τρία «μονά» χτυπήματα δεν σημαίνουν αυτομάτως παράβαση
Μια σημαντική διευκρίνιση αφορά τις περιπτώσεις όπου ο εργαζόμενος ξεχνά από αμέλεια να σημάνει είτε την είσοδο είτε την έξοδό του.
Η πρόσφατη εγκύκλιος αναγνωρίζει ότι τέτοια περιστατικά μπορούν να συμβούν και προβλέπει ότι είναι σκόπιμο να γίνονται αποδεκτά έως τρία μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο.
Αυτό, όμως, δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση μπορεί να συμπληρώσει μόνη της το χτύπημα που λείπει. Η έναρξη ή η λήξη της ημερήσιας χρονοπαρουσίας δεν μπορεί να καταχωρίζεται μονομερώς από τον εργοδότη.
Εφόσον οι μονές σημάνσεις ξεπεράσουν τις τρεις μέσα στον ίδιο μήνα και δεν δικαιολογούνται από τη φύση ή την οργάνωση της εργασίας, από ανωτέρα βία ή από αντικειμενική αδυναμία, η περίπτωση μπορεί να αποτελέσει αιτία ελέγχου στο πλαίσιο του risk analysis της Επιθεώρησης Εργασίας.
Τι ισχύει όταν ο εργαζόμενος αλλάζει υποκατάστημα
Ειδική αντιμετώπιση προβλέπεται για προσωπικό που κινείται μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης.
Εάν, για παράδειγμα, εργαζόμενος ξεκινήσει την ημέρα του στο υποκατάστημα Α και ολοκληρώσει την εργασία του στο υποκατάστημα Β, θα πρέπει να πραγματοποιήσει την πρώτη σήμανση εισόδου στο Α και την τελική σήμανση εξόδου στο Β.
Οι δύο αυτές σημάνσεις αποτυπώνουν την έναρξη και τη λήξη της φυσικής παρουσίας του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
Άλλη αντιμετώπιση έχουν εργαζόμενοι οι οποίοι, λόγω της ίδιας της φύσης της δουλειάς τους, μετακινούνται διαρκώς μεταξύ διαφορετικών σημείων και δεν διαθέτουν σταθερό τόπο εργασίας.
Για τις ημέρες κατά τις οποίες εργάζονται εκτός εγκαταστάσεων και μετακινούνται από σημείο σε σημείο, η απουσία σήμανσης μπορεί να θεωρηθεί δικαιολογημένη. Μόλις, όμως, προσέλθουν στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, επανέρχεται η υποχρέωση χρήσης της κάρτας.
Διαφορετικά ΑΦΜ στον ίδιο όμιλο σημαίνουν διαφορετικές σημάνσεις
Αυξημένη προσοχή απαιτείται στις επιχειρήσεις που ανήκουν στον ίδιο όμιλο αλλά διαθέτουν διαφορετικά ΑΦΜ.
Εφόσον ο εργαζόμενος απασχολείται μέσα στην ίδια ημέρα σε περισσότερες από μία εταιρείες του ομίλου και αυτές υπάγονται στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας, πρέπει να υπάρχουν οι αντίστοιχες σημάνσεις εισόδου και εξόδου σε κάθε εταιρεία.
Με άλλα λόγια, η οργανωτική σύνδεση των επιχειρήσεων σε επίπεδο ομίλου δεν καταργεί την αυτοτέλεια κάθε εργοδότη απέναντι στο σύστημα.
Οι εργαζόμενοι σε εγκαταστάσεις τρίτων
Η εγκύκλιος ξεκαθαρίζει και ένα ζήτημα που αφορά χιλιάδες εργαζομένους σε υπηρεσίες outsourcing, shop-in-shop ή τεχνική υποστήριξη.
Όταν ένας εργαζόμενος παρέχει σταθερά τις υπηρεσίες του στις εγκαταστάσεις άλλης επιχείρησης, σε χώρο που έχει διατεθεί για αποκλειστική χρήση στον εργοδότη του, έχει υποχρέωση να χρησιμοποιεί την Ψηφιακή Κάρτα στον συγκεκριμένο τόπο εργασίας.
Χαρακτηριστικά παραδείγματα αποτελούν πωλητές σε shop-in-shop, τεχνικοί που εργάζονται σταθερά στις εγκαταστάσεις πελάτη ή προσωπικό που απασχολείται σε μισθωμένο χώρο μέσα σε εγκαταστάσεις τρίτης επιχείρησης.
Το κριτήριο επομένως δεν είναι απλώς ποιος έχει την κυριότητα του κτιρίου, αλλά πού παρέχεται σταθερά η εργασία.
Απολογιστικό σύστημα δεν σημαίνει «ελεύθερο» ωράριο
Οι επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα μπορούν να επιλέξουν απολογιστικό αντί προαναγγελτικού συστήματος για την καταχώριση αλλαγών στο ωράριο, στην οργάνωση του χρόνου εργασίας και στις υπερωρίες.
Η επιλογή πρέπει να δηλώνεται έως την τελευταία ημέρα του τρέχοντος μήνα για το επόμενο χρονικό διάστημα και πρέπει να ισχύσει για τουλάχιστον έναν πλήρη ημερολογιακό μήνα.
Οι μεταβολές που πραγματοποιούνται στη συνέχεια δηλώνονται έως το τέλος του επόμενου ημερολογιακού μήνα. Η επιχείρηση μπορεί σε επόμενο μήνα να αλλάξει ξανά σύστημα, όχι όμως μέσα στον ίδιο μήνα.
Το κρίσιμο είναι ότι η επιλογή του απολογιστικού μοντέλου δεν καταργεί την υποχρέωση της κάρτας.
Εάν σε έλεγχο εντοπιστεί εργαζόμενος να εργάζεται χωρίς την απαιτούμενη σήμανση ή να εξακολουθεί να απασχολείται μετά τη δηλωμένη λήξη ενώ έχει ήδη σημάνει έξοδο, μπορούν να επιβληθούν οι προβλεπόμενες διοικητικές κυρώσεις.
Το όριο των 15 λεπτών
Ιδιαίτερα αυστηρός είναι ο κανόνας για τη διαβίβαση των σημάνσεων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Η δήλωση του γεγονότος έναρξης ή λήξης πρέπει να διαβιβάζεται με μέγιστη καθυστέρηση 15 λεπτών, ανεξάρτητα από το αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί φόρμα, XML, API ή Card Scanner.
Εκπρόθεσμη υποβολή δικαιολογείται μόνο όταν υπάρχει πραγματικό περιστατικό ανωτέρας βίας ή αντικειμενική αδυναμία που δεν οφείλεται στον εργοδότη, όπως πρόβλημα στα συστήματα της επιχείρησης, στην ηλεκτροδότηση ή στις τηλεπικοινωνίες ή στη σύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Στην περίπτωση αυτή, ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει άμεσα την αρμόδια Επιθεώρηση Εργασίας τόσο για την έναρξη όσο και για τη λήξη του προβλήματος και να διαβιβάσει στη συνέχεια τα στοιχεία μόλις αυτό καταστεί εφικτό. Η επαναλαμβανόμενη μη υποβολή δηλώσεων μπορεί να ενεργοποιήσει έλεγχο.
Και ευέλικτη προσέλευση έως 120 λεπτά
Μια ακόμη δυνατότητα που χρειάζεται σωστή εφαρμογή είναι η ευέλικτη προσέλευση. Επιχείρηση και εργαζόμενος μπορούν να συμφωνήσουν εγγράφως ευελιξία στην προσέλευση έως 120 λεπτά ημερησίως.
Η ευελιξία, όμως, λειτουργεί μόνο προς τα μετά από τη δηλωμένη ώρα έναρξης και όχι προς τα πριν.
Για παράδειγμα, αν το ωράριο είναι 09:00-17:00 και έχει συμφωνηθεί ευέλικτη προσέλευση 30 λεπτών, ο εργαζόμενος μπορεί να προσέλθει και να σημάνει την κάρτα του από τις 09:00 έως τις 09:30 και να αποχωρήσει αντίστοιχα μετά τη συμπλήρωση του ωραρίου του.
Δεν μπορεί, επικαλούμενος την ίδια συμφωνία, να ξεκινήσει στις 08:30. Εάν αυτό συμβεί χωρίς να έχει προηγηθεί η απαιτούμενη μεταβολή του ωραρίου στο προαναγγελτικό σύστημα, δημιουργείται αναντιστοιχία που μπορεί να ελεγχθεί.
Ποιοι περνούν στην πλήρη εφαρμογή από Οκτώβριο και Νοέμβριο
Η επέκταση γίνεται σε δύο χρονικά κύματα. Από 12 Οκτωβρίου 2026 ξεκινά η πλήρης εφαρμογή για εργαζομένους σε δραστηριότητες ανθρώπινης υγείας —με εξαίρεση τους γιατρούς—, στην υποστήριξη απασχόλησης, στις τηλεπικοινωνίες, σε επιμέρους προσωπικές υπηρεσίες όπως κομμωτήρια, κέντρα αισθητικής και καθαριστήρια, καθώς και σε υπηρεσίες καθαρισμού και φροντίδας κτιρίων και εξωτερικών χώρων.
Από 16 Νοεμβρίου 2026 η πλήρης εφαρμογή επεκτείνεται σε συμβουλευτικές υπηρεσίες, διαφήμιση και λοιπές δραστηριότητες γραφείου, στις επισκευές, στα logistics, στη διαχείριση νερού και λυμάτων και στα τυχερά παίγνια.
Μετά τις νέες επεκτάσεις, το Υπουργείο Εργασίας εκτιμά ότι περίπου 2,5 εκατομμύρια εργαζόμενοι καλύπτονται πλέον από τον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας.
Το πραγματικό «τεστ» για τις επιχειρήσεις
Η νέα εγκύκλιος δείχνει ότι το βάρος μεταφέρεται πλέον από την απλή τεχνική εγκατάσταση της Ψηφιακής Κάρτας στη σωστή καθημερινή διαχείρισή της.
Οι επιχειρήσεις καλούνται να γνωρίζουν όχι μόνο πότε γίνεται η σήμανση, αλλά και πώς αντιμετωπίζονται οι μετακινήσεις προσωπικού, οι εξωτερικές εργασίες, οι διαφορετικές εταιρείες ενός ομίλου, οι ξεχασμένες σημάνσεις και οι μεταβολές του ωραρίου.
Το πιο κρίσιμο στοιχείο είναι ότι η Ψηφιακή Κάρτα λειτουργεί σε συνδυασμό με το δηλωμένο ωράριο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και με την πραγματική παρουσία του εργαζομένου. Όπου τα τρία αυτά στοιχεία δεν συμφωνούν και δεν υπάρχει ειδικά προβλεπόμενη εξαίρεση, δημιουργείται πεδίο ελέγχου και ενδεχόμενων κυρώσεων.
flash.gr